In Zeiten von Digitalisierung und Automatisierung wird auch der Gebrauch von KI in der Industrie heiß diskutiert. Digitales Workforce Management trägt einen großen Teil zur Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit in Unternehmen bei und auch hier kann die Implementierung von KI von großem Nutzen sein. Doch was ist aktuell eigentlich möglich und wo erreicht selbst Künstliche Intelligenz ihre Grenzen?
Was kann KI zum Workforce Management beitragen?
Künstliche Intelligenz stellt eine Weiterentwicklung bereits bestehender Technologien dar, mit der bereits seit längerer Zeit sowohl Personalabteilungen als auch Betriebsabläufe stetig weiter optimiert werden. KI verwendet Daten, um dabei zu helfen, bessere Entscheidungen für Unternehmen und Angestellte zu treffen.
Sie kommen zum Beispiel zum Einsatz, wenn es um die Erstellung von Zeitplänen durch Verbesserung des Abwesenheitsmanagements geht. Aber fortschreitende KI kann noch viel mehr leisten als die Effizienz zu steigern. Sie kann Maßnahmen vorschlagen, lernen, wie Benutzer handeln, Aufgaben automatisieren und Trends erkennen, die bei der Zukunftsplanung helfen.
Ein Beispiel für eine KI-gestützte Workforce Management Software ist die Firma Quinyx. Im Jahr 2021 hat das schwedische Unternehmen ein Investment von 50 Millionen Dollar von Battery Ventures erhalten und arbeitet nun stets daran, das Produktangebot zu optimieren und mit neuen innovativen Funktionen zu erweitern. ➡ Quinyx sammelt 50 Millionen Dollar ein
Auch wir bei Workheld entwickeln ein Konzept, wie KI die Qualifikationen und Fähigkeiten von Mitarbeitern erfassen kann, um sie möglichst ideal im Unternehmen einzusetzen und zu fördern.
In Zukunft können von der KI auch automatisch z. B. Urlaube genehmigt und Urlaubsvertretungen zugewiesen werden. Auch komplexere Prozesse, wie z. B. Vorschläge zur Optimierung des Personalkostenbudgets werden möglich sein.
Gibt KI bessere Prognosen?
Im Bereich der strategischen und bedarfsorientierten Planung spielt künstliche Intelligenz eine entscheidende Rolle, insbesondere bei der Verwendung von Prognosen. Die Algorithmen ziehen aus historischen und aktuellen Unternehmensdaten ihre Informationen, lernen eigenständig und können somit auch unvorhergesehene Ereignisse bewältigen.
Workforce Management stellt ein komplexes Optimierungsproblem dar, da Unternehmen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Szenarien konfrontiert sind. Wetterbedingungen, lokale Ereignisse, historische Daten und die individuellen Präferenzen der Mitarbeiter erfordern eine umfangreiche Datenanalyse, die nur durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz sinnvoll durchführbar ist.
So kann Künstliche Intelligenz unterstützen
1. Effiziente Ressourcenplanung
Künstliche Intelligenz kann Unternehmen dabei unterstützen, Ressourcen effizienter einzusetzen, indem sie Daten wie Arbeitszeiten, Fähigkeiten und Auslastung der Mitarbeiter analysiert und automatisch optimale Arbeitspläne erstellt, um die Kapazitäten besser auszunutzen und Überstunden oder Unterbesetzungen zu reduzieren.
2. Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
KI im Workforce Management automatisiert wiederkehrende Aufgaben wie Schichtplanung und Urlaubsanträge basierend auf vordefinierten Regeln und Algorithmen, befreit so das Personalmanagement-Team von administrativen Details und ermöglicht die Fokussierung auf strategische und kreative Aufgaben
3. Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit
Der Einsatz von KI im Workforce Management ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Präferenzen und Verfügbarkeiten anzugeben, fördert eine größere Zufriedenheit und Arbeitsplatzflexibilität, gewährleistet Fairness und Gleichheit bei der Schichtzuweisung und steigert dadurch das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
4. Echtzeit-Anpassungsfähigkeit
Die Stärke der KI im Workforce Management liegt in ihrer Fähigkeit, sich an Veränderungen anzupassen, indem sie schnell und präzise alternative Lösungen für unvorhergesehene Ereignisse wie Krankheitsausfälle oder plötzliche Auftragsspitzen bietet, basierend auf Echtzeitdaten für eine effektive Neuplanung und reibungslosen Betrieb.
5. Optimierung der Kosten
Der Einsatz von KI im Workforce Management ermöglicht eine kosteneffiziente Ressourcenplanung, Reduzierung von Überstunden, Steigerung der Produktivität und Identifizierung von Engpässen zur Kosteneinsparung.
Inwiefern bleibt die persönliche Komponente?
Die KI im Workforce Management kann bei der Erstellung von Zeitplänen helfen, das Abwesenheitsmanagement verbessern, Maßnahmen vorschlagen, Trends erkennen und komplexe Prozesse wie die Optimierung des Personalkostenbudgets unterstützen. Durch den Einsatz von KI können bessere Prognosen für die strategische und bedarfsorientierte Planung erstellt werden, indem historische und aktuelle Unternehmensdaten analysiert und unvorhergesehene Ereignisse bewältigt werden können.
Dennoch gibt es Bereiche, in denen die persönliche Interaktion und menschliches Urteilsvermögen wichtig bleiben. Die Personalplanung umfasst eine Vielzahl unterschiedlicher Szenarien, für die manchmal keine Daten vorliegen oder auch gar nicht erfasst werden dürfen.
Oft ist es gerade die Reaktion eines Unternehmens auf unvorhersehbare Ereignisse, die eine Organisation besonders machen. Das ist für KI oft schwierig und daher glauben wir, dass lokale Ereignisse und individuelle Bedürfnisse auch weiterhin die menschliche Einbeziehung und Entscheidungsfindung erfordern.