In vielen Industriebetrieben liegt die Dokumentation von Maschinen und Anlagen noch in Papierform vor und ist deshalb oft veraltet. Das hat zur Folge, dass die benötigten Dokumente vor Ort oder bei Problemen nicht verfügbar sind. Digitale Dokumentation mit Workheld ist eine effiziente und effektive Alternative für Kunden, Servicepartnern oder Außendienstmitarbeiter:innen, damit der aktuelle Zustand der Anlage immer für jeden Mitarbeiter verfügbar ist.
Was ist digitale Dokumentation?
Digitale Dokumentation umfasst alle Unterlagen über Anlagen oder Maschinen eines Betriebes in digitaler Form. Diese Daten enthalten beispielsweise Bedienungsanleitungen, Skizzen, Handbücher, Datenblätter, Berichte, Bilder oder CAD Modelle. Wichtig ist es hier die gesamte Daten- und Dokumente-Basis zentral zu verwalten. So können, im Falle von Änderungen, Maschinen und Anlagen schnell aktualisiert und die Dokumentation immer aktuell gehalten werden.
Warum ist die digitale Dokumentation so wichtig?
Das Suchen aller benötigten Informationen und Dokumente einer Anlage nimmt oft einen großen Teil der Arbeit in einem Unternehmen ein. Um hier besonders viel Zeit zu sparen, ist es nötig, gezielt nach diesen Informationen suchen zu können. Alles was gebraucht wird, ist zum Beispiel der Name einer bestimmten Maschine oder ihre Seriennummer und den Mitarbeiter:innen werden alle passenden Dateien angezeigt.
Außerdem müssen Kunden oder Anlagenbetreiber nicht mehr lange nach dem Handbuch oder Betriebsanleitung suchen. Sie können Ihnen eine leicht zugängliche Schritt-für-Schritt-Anleitung per App bereitstellen und damit Servicefälle oder einfache Wartungen beschleunigen. So können wiederkehrende Störungsfälle verringert werden.
8 Tipps zur digitalen Dokumentation
- Archivieren Sie Ihre Dokumente und den Anlagenstatus in der Cloud
Mithilfe von Workheld und der Cloud lassen sich alle Ihre Dokumente und Informationen zentral an einem Ort speichern. So können alle mit Zugriff von verschiedenen Orten immer darauf zugreifen, lesen, bearbeiten oder Neues hinzufügen. Hier ist es aber nötig besondere Zugriffsrechte und Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
- Digitaler Lebenszyklus einer Anlage (Anlagenhistorie)
Achten Sie darauf die Dokumentation inkl. alle Vorfälle und Aktivitäten fortlaufend zu aktualisieren wird. Nur so ist die Dokumentation auch vollständig. Es muss möglich sein alle Informationen chronologisch abzurufen, um einen Gesamtüberblick über eine Anlage oder Maschine zu haben.
- QR-Codes als Schnellzugriff
Mit der Nutzung von Workheld können Sie Maschinen und Anlagen mit individuellen QR-Codes versehen. Diese werden dann von Mitarbeiter:innen und Techniker:innen mittels Smartphone oder Tablet abgelesen. So sparen Sie sich Zeit indem Sie nicht zuerst die richtige Anlage bzw. Maschine suchen müssen, sondern haben sofort Zugriff auf die gewünschte Anlage mitsamt der gesamten Anlagenhistorie.
- Mobile First
Mitarbeiter:innen und Servietechniker:innen greifen immer häufiger mittels mobilen Geräten, wie Smartphones oder Tablet auf Dokumente zu. So haben sie die nötigen Informationen sofort zur Hand. Aus diesem Grund muss darauf geachtet werden, dass die digitalen Dateien auf mobilen Endgeräten richtig angezeigt wird. "Mobile First" beschreibt hier die Priorisierung der Anzeige auf Smartphones und Tablets.
- Gleiche Maschinentypen und Baureihen
Um die digitale Verwaltung von Dokumenten so einfach und auch so effizient wie möglich zu halten, sollten die Baureihen oder Maschinentypen an einem zentralen Ort verwaltet werden. So können Aktualisierungen, die eine bestimmte Reihe oder einen bestimmten Typ einer Maschine betreffen, an einem Ort vorgenommen werden und können automatisch an alle Elemente der Baureihe übertragen werden. So müssen Updates, die eine ganze Reihe betreffen, nicht einzeln vorgenommen werden.
- Verlinkungen in Inhaltsverzeichnissen
Inhaltsverzeichnisse sollen die Suche nach Inhalten vereinfachen. Noch effizienter sind jedoch digitale Inhaltsverzeichnisse. Einträge können mit Verlinkungen zu den jeweiligen Inhalten versehen werden und man springt direkt zu den gewünschten Informationen. So spart man sich die mühsame Suche und spart einiges an Zeit.
- Teilen Sie Ihre Dokumentation auf
Handbücher, Betriebsanleitungen und andere Dokumente können schnell hunderte von Seiten aufweisen. Um die Suche nach der gewünschten Information zu erleichtern, empfehlen wir, Ihre Dokumente in einzelne Bereiche zu zerteilen. Zum Beispiel können Wartungshinweise separat archiviert werden. So muss nicht erst die gesamte Betriebsanleitung durchsucht werden.
- Rechts- und Rollenstrukturen
Wie bei Tipp Nummer 1 bereits erwähnt, sollten Sie, wenn mehrere Parteien Zugriff auf die digitale Dokumentation haben, auf die jeweiligen Zugriffsrechte achten. Außendienstmitarbeiter:innen, Kunden oder Servicepartner sollten unterschiedliche Rechte zugeteilt werden, was die Bearbeitung von Dokumenten betrifft.
Fazit
Oft werden die Vorteile von digitaler Dokumentation in industriellen Betrieben noch unterschätzt und man bleibt bei der altbewährten Dokumentation in Papierform. Die Vorteile die damit erreicht werden sind aber sehr überzeugend:
- Schnellere Störungsbehebung
- Einfachere, schnellere Dokumentation
- Keine Nacharbeitern wie Einscannen, Ausdrucken, etc.
- Alles an einem Ort
- Verknüpfung zu ERP, DMS oder PLM-Systemen
Wenn Sie mehr zu digitaler Dokumentation erfahren möchten, insbesondere mithilfe von Workheld, helfen wir Ihnen gerne weiter. Nutzen Sie unser Kontaktformular oder fragen Sie uns um eine Demonstration von Workheld.
